Update der Salonorganisation
Alle reden von Digitalisierung. Dem einen macht sie Angst, dem anderen kann die digitale Transformation nicht schnell genug voran gehen. Das Handwerk ist verschreckt vor wenig Fassbarem und zugleich in Aufbruchstimmung, weil neue Geschäftsmodelle mehr Erfolg und Zukunftssicherung versprechen. Ich befürchte mittlerweile, dass der Begriff Digitalisierung des Handwerks zum Unwort des Jahres wird. Das eigentliche Handwerk, so viel ist beim derzeitigen Stand der Technik sicher, wird weiterhin von Hand ausgeführt werden.
Die Haarwaschmaschine
Ich würde meinen Kopf in keine Haarschneidemaschine stecken, ich hatte in den Siebzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts schon traumatische Erlebnisse mit einer Haarwaschmaschine. Mein Vater hatte das Trumm für ein Wahnsinnsgeld aus Japan gekauft. Die Maschine hat eines Tages fast eine Kundin gefressen, weil sich ihre Haare um den auf- und niederfahrenden metallenen Shampoospritzbügel gewickelt hatten. Je mehr die Haare spannten, desto weiter rutschte die Arme rein. Wir hatte große Mühe, ihre Haare mit einem Nadelstielkamm wieder von dem dünnen Metallbügel loszumachen. Danach wurde die Haarwaschmaschine erst mal eine Weile zur teuersten Haarwicklerwaschmaschine ever, und letztlich ein Fall für den Schrott. Ich will mir nicht vorstellen, was Kunden in einer Schnittmaschine erleben könnten. Nun, die Digitalisierung der Handarbeit wird im Friseurhandwerk noch ein paar Jahre warten müssen.
Digitalisierung der Rezeption
Zurzeit digitalisieren wir alle Prozesse rund um unsere Rezeption. Kasse, Terminkalender, Kundendatei, Bezahlvorgänge, Urlaubsanträge, automatisierte Terminbestätigungen per SMS. Die Buchhaltung ist auf DATEV Unternehmen online umgestellt. Alle Rechnungen kommen per Mail und werden sofort in DATEV hochgeladen. Der Umweg über Papaier ist nicht mehr notwendig.
Wir digitalisieren die Salonordner, Handbücher, Bedienungsanleitungen und die Verwaltung der Vorlagen, sowie die Ablage der Geschäftskorrespondenz. Auf einem Rezeptions-iPad haben wir Evernote als Datenspeicher installiert, mit dem ScanBot wird Papier sofort gescannt und abgelegt und das Original, soweit nicht zur Archivierung verpflichtet, vernichtet. Beide Versionen haben wir in der Businessversion installiert, damit wir vollumfänglich mit den Systemen arbeiten können. Trello kommt als Projekt-Software und To Do-Liste zum Einsatz.
Digitalisierung des Warenlagers
Der zweite Schritt betrifft den Warenverbrauch im Salon, von der Anlieferung über die Einbuchung ins Warenwirtschaftssystem bis hin zur Verteilung der Ware ins Zentrallager, und von dort an die Produktionsstellen wie beispielsweise das Farblabor. Dieser Schrank wird digitalisiert und mit einem Scanner versehen. Der Scanner ist mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden, die ein- und ausgehende Ware wird sofort verbucht.
Der Farbschrank in der Mixecke ist mit der immer gleichen Anzahl von Tuben bestückt, sodass dem dort eingebuchten Warenwert der erreichte Tages-, Wochen- oder Monatsumsatz zugeordnet werden kann. Als Kontrollinstanz dient der maximale Umsatzwert der Farbtuben, die im Schrank liegen. Ziel ist es, den Warenfluss so zu optimieren, dass das Maximum an Produktivität mit der Kabinettware erreicht wird. Dazu gehört die penible Dokumentation der Rezepturen in der Kundendatei, vor allem bei einer Längenveränderung durch Schnitt oder Wachstum.
Sukzessive Umsetzung
Mit jedem Schritt den wir in die digitale Welt tun kommt eine neue Herausforderung auf uns zu. Bis die Struktur steht dauert es seine Zeit. Die Digitalisierung soll ja am Ende eine Erleichterung bringen und nicht noch mehr Komplexität. Deshalb ist die Halbwertszeit des Plans zur Umstellung immer nur so lang, bis ein bisher nicht bedachtes Problem auftritt und gelöst werden muss. Das ist eine spannende Entwicklung, geben Sie sich also auf jeden Fall einige Entwicklungszeit, bis die Struktur ausgereift ist. Und planen Sie nicht zu viel vor, Sie vergeuden zu viel Zeit. Fangen Sie einfach an! Vergleichen Sie die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit einer Software die noch mit vielen Kinderkrankheiten bestückt ist wenn sie auf den Markt kommt. Diese werden auch erst im Lauf der Zeit von den Anwendern erkannt und dann von den Programmierern verbessert.
Die digitale Welt ist volatil, die Möglichkeiten verändern sich schnell und teilweise radikal. Bleiben Sie gedanklich offen und nehmen Sie die Umstellung an. Viel Glück und Spaß dabei.
Bleiben Sie gesund und bleiben Sie erfolgreich.