Komm ins Tun!
Jeder von uns muss Wichtiges überdenken und umsetzen. Strategie, Planung, Innovation und neue Geschäftsmodelle sind komplexe Themen und der Lösungsansatz ist meist nicht klar ersichtlich. Ich nutze eine zutiefst schwäbische, weil kostenlose Version der MindMapping Software SimpleMind Lite, um die Komplexität eines Problems aufzubrechen und es für Lösungsansätze fassbar zu machen. Daraus ergeben sich überschaubare Aufgaben die ich, wenn notwendig, mit dem Eisenhower-Prinzip löse. Das ist ein sehr übersichtliches Tool mit vier Quadraten. Ins erste Quadrat trage ich Dringendes und Wichtiges ein, im zweiten das Wichtige, aber nicht Dringende. Im dritten Quadrat steh das Dringende, aber Unwichtige und im vierten Quadrat steht alles was delegiert oder vernachlässigt werden kann. Hauptsächlich kümmere ich mich um Quadrat zwei, denn wenn ich hier vorausschauend und sauber arbeite muss ich mich nicht so oft ums erste Quadrat kümmern.
Der Tag hat 24 Stunden
Wichtig ist, dass wir nicht nur über Lösungen reden, sondern handeln und die Lösungen aktiv schaffen. Es ist immer besser zu agieren als auf Druck reagieren zu müssen. Wie kriegen wir es hin, dass aus „Ich sollte mal“ konsequent „Das mache ich jetzt“ wird? Der Tag hat 24 Stunden, die Woche sieben Tage und uns steht die Arbeit bis zu den Ohren. Das ist ein gutes Zeichen dafür, dass es geschäftlich läuft. Das ist das Zeichen dafür, dass wir vieles richtig gemacht haben. Unsere Aufgabe besteht nun darin, unsere Zeit so einzuteilen, dass für das Wichtige immer Zeit ist und das Notwendige erledigt wird (was ihr übrigens nicht unbedingt selber machen müsst, delegiert es). Wer im Tagesgeschäft feststeckt hat es oft schwer den Blick für das Wichtige zu schärfen. Das ist das dauerhafte Problem eines Kleinunternehmers . Es gibt immer mehr zu erledigen als Zeit vorhanden ist. Wir wissen das, und trotzdem müssen wir es schaffen, uns Zeit für die wichtigen Dinge des Unternehmerlebens freizuschaufeln. Preise, neue Dienstleistungen, Schulungsplan fürs nächste Jahr, Jahresplanung, Steuer, Rücklagenmanagement, BWA, Teammeeting, Mitarbeitergespräche, Marketingplan – die Liste können Sie selber problemlos verlängern. Setzen Sie deshalb jetzt auf eine konsequenten Planung Ihrer Bürotätigkeit.
Eine kleine Geschichte
Dazu will ich Ihnen eine kleine Geschichte erzählen. Als ich nach meiner fachlichen Reisezeit Anfang der Achtziger Jahre aus USA zurück gekommen bin hatte ich keinen Plan wohin die Reise in Deutschland gehen soll. Ich habe mich ein paar Wochen lang durchgewurstelt, aber die Beine nicht richtig auf den Boden bekommen. Ich dachte an einen psychischen Defekt und habe einen Psychologen konsultiert. Der war ziemlich cool und sagte mir nach einem Gespräch: „Was Sie brauchen ist keine Behandlung, Sie brauchen Struktur im Leben. Kaufen Sie sich einen Terminplaner und bringen Sie Organisation in ihr Leben.“ Baff! Na ja, denke ich, wenn es so einfach ist… War es aber leider nicht, denn Routinen zu verändern ist aufwändig und braucht Konsequenz.
Die Engpasskonzentrierte Strategie (EKS)
Mit zunehmender Unternehmensgröße habe ich meine Bürostunden sukzessive erweitert. Meine Aufgabe war umrissen mit: „Finde einen neuen strategischen Ansatz“ – dafür habe ich ein System gesucht. Prof. Dr. Nils Herda erzählte mir über die Engpasskonzentrierte Strategie, abgekürzt EKS. Von der EKS hatte ich bis zu diesem Zeitpunkt noch nie gehört, trotzdem ich habe das achttägige Seminar bei Dr. Kerstin Friedrich gebucht und das war ein Volltreffer. Die EKS hat mich angefixt. Ich wusste instinktiv: Das ist es! Übrigens: Ihr könnt euch gerne den kostenlosen Mini-Strategie Kurs auf der Startseite meiner Webseite holen.
Mit der Engpasskonzentrierten Strategie habe ich eine Basis geschaffen, um mein Unternehmen neu aufzustellen. Nun konnte ich meinen Betrieb einem Check unterziehen, eine passende Strategie erarbeiten, und die notwendigen Änderungen planen und sukzessive umsetzen. Kennzahlen und Digitales Marketing folgten als unverzichtbare Themen von ganz alleine. Und ja, mittlerweile ist mir klar geworden, dass wir uns auch viel intensiver und zielstrebiger um Vertrieb und Verkauf kümmern müssen. Ideen zu finden und Konzepte zu erarbeiten war relativ einfach. Mein eigenes Mindset umzuprogrammieren war schon eine schwierige Aufgabe, die Denke der Mitarbeiter zu verändern ist eine noch größere Herausforderung. Denkroutinen sind echt mächtig, sie lassen sich nicht so mir nichts, Dir nichts durch neue Routinen ersetzen. „Ich sollte, müsste, könnte…“ muss zu „Jetzt sofort machen!“ werden, das ist das wichtigste Ziel der eigenen Umprogrammierung.
Der Impuls zur Veränderung muss stark sein, und den müssen Sie gegen Ihren inneren Schweinehund verteidigen bis aufs Blut. Trotzdem wir wissen, dass es wichtig ist, torpedieren wir unseren Impuls mit Aussagen wie: „Ich bin noch nicht so weit.“ „Ich muss das noch einmal überdenken.“ „Ich muss mir noch Tipps von anderen holen“ oder der Klassiker“ „Hab’ grad keine Zeit.“ Manche Menschen zögern so lange, bis von dem verändernden Impuls nichts mehr übrig ist und sie das Projekt tot geplant haben. Chance vertan. Das war’s!
Tragen Sie Ihre Bürotermine fix im Terminkalender ein. Machen Sie das konsequent, denn tun Sie es nicht, verläuft sich der Jour Fixe innerhalb kürzester Zeit. Machen Sie sich fürs Büro eine Agenda die Sie gezielt abarbeiten. Immer wieder stelle ich fest, dass eine schlechte Vorbereitung die Effektivität der Bürostunden immens reduziert. Wenn Sie keine klare Aufgabenstellung haben, laufen Sie Gefahr, sich in unwichtigem Kleinkram zu verlieren und das Wichtige nicht zu erledigen. Ich habe mir angewöhnt, alle Aufgaben anhand von MindMaps durchsichtig zu machen. Hier schreibe ich wild hinein was mir zu verschiedenen Punkten einfällt, strukturiert wird später. Und wenn Sie lieber mit Post-its arbeiten, unterbrechen Sie niemals den Gedankenfluss, hauen Sie alles so raus wie es Ihnen in den Sinn kommt. Achten Sie weder auf Struktur noch auf Schreibfehler, das ist überhaupt nicht wichtig wenn die Ideen grade kommen. Während des kreativen Prozesses schon zu strukturieren und auf Rechtschreibung zu achten ist kontraproduktiv. Schreiben Sie Stakkato-Sätzen oder nur in Stichworten. Leeren Sie Ihren Kopf und gewichten Sie später.
Ihnen schöne Herbsttage und gute Weihnachtsgeschäfte.
Bleiben Sie gesund und bleiben Sie erfolgreich.
Ihr Peter Gress